Эффективное вложение времени

Насколько эффективно мы используем свое рабочее время? Реализуем ли мы свои задумки или исполняем чужую волю? Чтобы ответить на эти вопросы, мы обратились к ведущему бизнес-тренеру Иркутска, практикующему тренинги по тайм-менеджменту.

Такие разные люди…

«Успех» и «успевать» — слова родственные. В «Толковом словаре живого великорусского языка» Владимира Даля дано такое определение слова «успевать»: «Успеть в чем, иметь успех, удачу, достигать желаемого. Он успевает в науках. | Успеть куда, поспеть, быть к сроку. Успеть сделать что, удосужиться, управиться, сделать своевременно…»

Как же все успевать? Как достичь успеха? На помощь нам приходят технологии тайм-менеджмента.

Люди, решившие постигать азы «управления временем», как правило, активны, динамичны, стремятся достичь новых личностных результатов. Но у них есть проблема — делают много движений, но результаты, как правило, либо не высоки, либо нестабильны. Такие люди хватаются за несколько дел сразу, мало где успевают и попадают в бесконечный водоворот. Часто они жалеют о том, что в сутках всего 24 часа.

Бывает, что человек пытается справиться со всеми делами самостоятельно. Есть категория людей, страдающих так называемым «синдромом отличника», перфекционисты. В своей жизни они руководствуются принципом: «Хочешь сделать хорошо — сделай это сам». Такие люди просто не могут перепоручать другим весь массив своей работы. Начальнику с этим синдромом трудно распределять дела среди подчиненных. А обычный служащий-трудоголик просто «горит на работе».

Другая крайность человеческого поведения — боязнь успеха. Именно эта боязнь мешает человеку двигаться вперед, достигать результатов, делать конкретные шаги по достижению цели. А вдруг получится? Такие люди говорят: «Я не могу успеть», подразумевая: «Я не хочу успевать». В этом случае скорее речь может идти о путанице в приоритетах. Человек уже сам не знает, что он хочет, а что навязано извне…

Время как ресурс

А между тем понимание одной простой истины меняет отношение к своим поступкам и действиям. Время — это ресурс. То немногое богатство, которым обладают все — богачи и бедняки, начальники и подчиненные. И с каждым днем его все меньше…

Если время — это ресурс, то возникает вопрос — на что мы его тратим? Мы можем бездумно «убить» время, а можем инвестировать его на разные дела — развлечения, работу, образование. При этом, если деньги всегда можно заработать, то потерянное время уже не вернуть.

В жизни важно уметь быстро принимать решения. К примеру, просыпаясь с утра, мы решаем — сначала умыться или приготовить завтрак, чем именно позавтракать, что выпить — чай или кофе. И такие микровыборы мы совершаем ежесекундно. Даже лежать на диване и ничего не делать — это тоже выбор.

Этапы большого планирования

Мечта, для достижения которой разработан план, автоматически превращается в цель. Но для начала надо научиться грамотно и эффективно оценивать свои действия. Методов оценки разработано много, мы же коснемся нескольких основных. Практика тайм-менеджмента, будь то корпоративного или личного, включает прохождение нескольких этапов.

Первый этап — анализ той временной ситуации, в которой человек оказался на данный момент — на что сейчас уходит его время. Проблемы со временем возникают чаще из-за неправильной расстановки приоритетов. На что мы тратим свою жизнь? На достижение своих целей или чужих? Или же просто на бездарное прожигание дней? Честные ответы на эти вопросы могут многое для себя прояснить.

Второй этап — собственно расстановка приоритетов. Усвоив истину, что время является невосполнимым утекающим ресурсом, можно определить, что для него действительно важно, о чем он мечтал с детства. Например, для многих главным приоритетом является семья, а работа — на втором месте. Для кого-то на первом месте, наоборот, стоит карьера.

Путаница в приоритетах создает путаницу в жизни. Например, человек говорит, что хотел бы играть на гитаре, быть успешным на работе, ходить в походы, заниматься еще кучей вещей, но не знает, как все успеть. В таких случаях ему стоит заняться теми делами, в чем он хотел бы стать лучшим.

Третий этап — планирование своих дел. План, даже самый плохой, — это лучше, чем его отсутствие.

Есть простая техника, хорошо подходящая для решения тактических задач. Она называется матрицей Эйзенхауэра. Основной ее принцип — все дела, которыми мы занимаемся, можно разделить по категориям «важно-не важно» и «срочно-не срочно». Это позволяет легко понять, что нужно сделать в первую очередь, а что может быть делегировано. То, что срочно и важно, стоит делать в первую очередь. То, что срочно, но не важно — следом. То, что срочно, но не важно — по возможности перепоручить. То, что не срочно и не важно — можно не делать вовсе.

Исследователи считают, что шесть дел, запланированных на день — это то, что можно сделать в человеческих силах. Соответственно, можно провести ранжирование своих планов. Допустим, категория А — это то, что обязательно нужно сделать в этот день. Категория Б — то что важно сделать сегодня, но можно перенести на другой день. Категория В — то, что можно в принципе сегодня не делать, только если останется время.

Эти нехитрые советы позволят наладить ежедневный контроль своей жизни. И, если какое-то дело переносится несколько раз подряд, то стоит задать себе вопрос — а нужно ли его вообще делать?

Четвертый и пятый этапы — конкретные действия и самоконтроль. Постарайтесь запланировать время и на разные форс-мажорные обстоятельства. К примеру, можно четко определить два часа в течение рабочего дня, на которые можно перенести отвлекающие звонки, не требующие немедленного решения. Все отвлекающие факторы не должны отклонять вас от цели. Ведь гибкость в реализации планов считается одним из признаков успешного человека.

В конце рабочего дня подведите итоги. Что было сделано, а на что не осталось времени? Как улучшить планирование? Как запланировать завтрашний день с учетом текущей ситуации?

***

На самом деле, это только базовые технологии. Но даже их внедрение не только облегчит исполнение намеченных рабочих планов, но и пригодится в повседневной жизни. А более подробно о тренинге по тайм-менеджменту можно узнать на сайте тренингового центра «Ритм» или на странице иркутского бизнес-тренера Алексея Гильманшина.

Андрей Щепин, IRK.ru