Ценный сотрудник увольняется: как сохранить и передать его знания

Спасибо. Нам можно позвонить по телефону в любое, но лучше в рабочее время: +7 (3952) 55-93-99. Также приглашаем Вас на форум по электронному документообороту, который пройдет завтра, 24 апреля, в отеле Марриотт с 9:30 до 13:00.

Большое спасибо за аргументированное мнение.
Выскажу свое мнение: «частной информации» в рабочее время быть не должно. Вся информация на работе — служебная. И опыт наших клиентов показывает, что вопрос с утечкой служебной информации через почту и другие средства коммуникации можно успешно решать.
Возьмем наиболее острую ситуацию: некий сотрудник не лоялен компании, ворует (утаивает) информацию и, возможно, использует её в своих корыстных целях. Он становится единственным источником знаний по какому-либо вопросу. Такому сотруднику легче шантажировать руководителя своей незаменимостью. Вот только непонятно, кто на кого работает.

В дополнение руководитель, подозревая это, прибавляет ему зарплату, чтобы этому сотруднику было более комфортно. Вывод: руководитель содержит потенциального предателя интересов компании, готового покинуть ее в любой критичный момент. И никакими деньгами его не удержать.

Другой вариант: информация утаивается неумышленно. То есть, не организован сбор информации, сотрудник не имеет инструмента, чтобы ее хранить и быстро находить. Результат при его уходе будет тот же: вы потеряете или долго будете восстанавливать данные.

И в том, и в другом случае вам поможет система электронного документооборота. Она позволяет естественным образом создать базу знаний. Приведу простой пример. В нашей организации работа с договорами организована в системе электронного документооборота. Чтобы присвоить номер договору, юрист должен: зарегистрировать договор в системе, внести данные нового контрагента, прикрепить файл договора. Иначе он не сможет создать и подписать договор. Когда сотрудник ушел на больничный, его заместитель не потерял ни одного контакта. Ему не нужно тратить время на поиски бумажных версий, отслеживать сроки действия договоров. Все необходимое, включая сканированные копии счетов и актов, сохранила система.

Мы уважаем своих собеседников, поэтому стараемся объяснить свою точку зрения понятным читателю языком.
Мы рады, что Вы хорошо ориентируетесь в сфере электронного документооборота, имеете правильное представление о классификации и не нуждаетесь в наших услугах.

Могу поделиться только собственным опытом, как удачным, так и неудачным.
Как правило, предприятиям малого с среднего бизнеса сложно конкурировать с крупными компаниями как по уровню зарплаты и бонусов, так и по бренду компании.

Но по статистике уровень зарплаты является определяющим при смене места работы не более чем в 40% случаев. А значит, есть шансы удержать ценного сотрудника. Если исходить из принципов конкурентной борьбы, то надо отстраняться от конкурентов и быть на них непохожим.

Преимущество малых компаний в дружной атмосфере коллектива, возможности быстрого карьерного роста. Это отличная стартовая площадка для развития нового направления и открытия на его базе собственного бизнеса. Часто эти преимущества не замечаются сотрудниками и, соответственно, не ценятся. Вы правы, что все индивидуально, этот вопрос требует повседневного внимания и прозорливости. В любом случае, ваша задача как руководителя предусмотреть все возможные ситуации и «подстелить соломку».

Выбирать систему следует вдумчиво, примерив ее на свой бизнес. Рынок предлагает продукты, которые можно разделить на три группы: условно бесплатные, коробки и платформы. Решая примерно одинаковые по названию задачи, они дают разные по качеству результаты.

Первые, условно бесплатные, — это набор простейших возможностей, которые надо талантливо и со знанием всех сторон бизнеса соединить, недостающее — написать. А также предусмотреть задел для будущего развития и условий ведения бизнеса.

Коробка — готовое решение, которое, на первый взгляд, совпадает с требуемым. И здесь ключевая фраза - «на первый взгляд». Дьявол кроется в деталях.
Фактически коробка предлагает свое виденье, как вам надо работать и что вам надо, а что нет. Не факт, что это вам понравится.

Поработайте в предлагаемой системе с реальными документами сообща с коллегами, посмотрите, как будут обрабатываться в ней бизнес-процессы вашего предприятия. Тогда вы сможете поверить в свой выбор.

Еще один из моментов — возможность поддержки системы собственными силами и помощь опытной команды разработчиков в трудный момент. Когда мы сами стояли перед выбором, с какой системой работать, просмотрев с десяток разных продуктов, мы остановили свой выбор на представителе третьей группы — платформе Docsvision. Наш выбор оказался правильным. Это было семь лет назад. Сегодня аналогичный выбор сделали три десятка наших клиентов, более трех тысяч пользователей.